החלום להפיק אירוע תחת כיפת השמיים – בין אם מדובר בחתונה קסומה ביער, מסיבת יום הולדת במדבר או אירוע חברה על חוף הים – הוא חלום שרבים שותפים לו. הטבע מציע תפאורה ששום אולם סגור לא יכול להתחרות בה. עם זאת, מי שניסה פעם לתכנן אירוע כזה יודע שהשטח מציב אתגרים ייחודיים ולא פשוטים. כאן באדמה מפיקים בשטח, אנו מלווים לקוחות מאז שנת 2012 ומגשימים להם את החלומות הכי פרועים בטבע, מתוך אמונה ששילוב של חשיבה חדה לפרטים יחד עם שמחת חיים מביא לתוצאות מושלמות.

מדוע אירוע בשטח שונה מכל אירוע אחר?

כאשר אנחנו מפיקים אירוע באולם, רוב התשתיות כבר קיימות: יש חשמל, מים, שירותים, מטבח מאובזר ומיזוג אוויר. בשטח, לעומת זאת, אנחנו מתחילים מאפס מוחלט – "קנבס חלק" לחלוטין. זהו היתרון הגדול ביותר, אך גם האתגר המרכזי. כדי לעזור לכם לצלוח את המשימה הזו בעצמכם, ריכזנו עבורכם את המדריך השלם להפקת אירוע בשטח מאל"ף ועד ת"ו.

שלב 1: בחירת הלוקיישן והגדרת החזון

השלב הראשון הוא להבין איזה סוג של חוויה אתם רוצים לייצר. האם זה אירוע אינטימי ורגוע או מסיבה תוססת? לאחר מכן, יש לבחור את השטח המתאים. בעת בחירת הלוקיישן, אל תסתכלו רק על היופי הויזואלי שלו. תשאלו את עצמכם שאלות פרקטיות: האם המקום נגיש לרכבים פרטיים? האם יש צורך באישור מיוחד מהרשויות (כמו קק"ל או רשות הטבע והגנים)? האם השטח מישורי מספיק להקמת תשתיות?

שלב 2: תשתית לוגיסטית – הלב של האירוע

כאן מתחילה העבודה האמיתית של הפקת אירועים בשטח. ללא תשתית נכונה, האירוע פשוט לא יעבוד. עליכם לדאוג לאלמנטים הבאים:

• חשמל: חישבו במדויק את צריכת החשמל של התאורה, ההגברה, הבר ומקררי הקייטרינג. תמיד מומלץ לשכור גנרטור ראשי חזק ועוד גנרטור גיבוי קטן יותר למקרה חירום.
• שירותים ניידים: השקיעו בשירותים ניידים מפוארים וממוזגים. האורחים שלכם יודו לכם על כך, וזה ישדרג את חוויית האירוע פלאים.
• מים ותאורה: יש לוודא שיש אספקת מים זורמים לטובת הקייטרינג והאורחים, ותאורה היקפית חזקה למען הבטיחות, לצד תאורת אווירה מעוצבת.

שיתוף אישי: השיעור שלמדתי על בשרי

אני רוצה לשתף אתכם בסיפור אישי מאחד האירועים הראשונים שניהלתי. הפקנו חתונת שטח מרהיבה על גבעה מבודדת. הנוף היה עוצר נשימה, אך לא לקחנו בחשבון את כיוון הרוח בשעות הערב המאוחרות. כשהרוח החלה לנשב, המפיות עפו, הקישוטים זזו, והאורחים החלו לרעוד מקור. למזלנו, בצוות של אדמה מפיקים בשטח אנחנו תמיד ערוכים לתרחישים כאלה, ושלפנו במהירות כרבוליות חמות ומחסומי רוח דקורטיביים שהכנו מראש בתוך רכבי ההפקה. מאז, למדתי שתמיד, אבל תמיד, צריך לבדוק את תנאי מזג האוויר המקומיים בכל שעות היממה של עונת האירוע.

שלב 3: תיאום וניהול ספקים בשטח

עולם הכלים של הפקות אירועים דורש סנכרון מושלם בין גורמים רבים: קייטרינג, דיג'יי, מעצבים, חברת השחרת ציוד ועוד. כאשר מנהלים אירוע בשטח עצמאית, עליכם להכין "לוח זמנים של הקמות" (גאנט הקמות). הגדירו בדיוק מתי מגיע כל ספק. לדוגמה, חברת הציוד (שולחנות, כיסאות) צריכה להגיע ראשונה, ורק לאחר מכן המעצבים והקייטרינג יכולים להתחיל לעבוד.

שלב 4: תוכנית מגירה ובטיחות

בשטח אין מקום לטעויות בטיחותיות. ודאו שיש לכם ערכת עזרה ראשונה נגישה, מטפים לכיבוי אש באזור המטבח והגנרטורים, ואנשי קשר זמינים לכל מקרה חירום. בנוסף, הכינו תוכנית ב' למקרה של מזג אוויר קיצוני (חום כבד, גשם פתאומי או רוחות חזקות). פתרונות הצללה או אוהלים סגורים עשויים להציל את האירוע שלכם.

שלב 5: ניהול יום האירוע – לשחרר וליהנות

ביום האירוע עצמו, אתם לא יכולים להיות גם המארחים וגם המפיקים. הטיפ הגדול ביותר שלי אליכם הוא למנות "מנהל אירוע" – חבר קרוב, בן משפחה או איש מקצוע חיצוני שתפקידו הבלעדי יהיה לתפעל את האירוע בפועל. האיש הזה יעמוד מול הספקים, יפתור בעיות בלתי צפויות ויאפשר לכם פשוט ליהנות מהרגע הייחודי שבראתם.

לסיכום, הפקת אירוע בשטח מאפס היא משימה מאתגרת אך מספקת בצורה בלתי רגילה. עם תכנון קפדני, ירידה לפרטים ושמירה על חיוך ושמחת חיים, תוכלו ליצור אירוע בלתי נשכח. ואם בכל זאת אתם מרגישים שאתם זקוקים ליד מקצועית, שקיפות מלאה וליווי צמוד, אנחנו באדמה מפיקים בשטח נשמח לעמוד לרשותכם ולהפוך את החלום שלכם למציאות מושלמת בשטח.

מאת: רבקה כהן